כיצד ליצור רשימת מטלות ולמעשה לבצע דברים

אחת הדרכים החזקות ביותר להפחתת לחץ ולהציף כאשר אתה מרגיש חרדה מהעבודה שלך היא לשבת עם עט ופיסת נייר ולכתוב את כל הדברים שאתה צריך לעשות. איזה מחבר של לעשות דברים , דייוויד אלן מכנה מטאטא מחשבות. זה מקל על המוח שלך מעומס קוגניטיבי וכאשר אתה יכול לראות את כל הדברים שאתה צריך לעשות אתה מקבל תחושה של נחמה בידיעה שזה לא רע כמו שהמוח שלך אמר לך.

עם זאת, פשוט להוציא את כל הדברים שאתה צריך לעשות מהראש שלך, זה לא עושה את העבודה. זה רק הצעד הראשון.

כדי באמת ליהנות מהיתרון של הכנת רשימת מטלות, יש כמה דברים שאתה יכול לעשות שיהפכו את רשימת המטלות שלך ליעילה הרבה יותר.

1. היה ברור לגבי מה שאתה צריך לעשות

לעתים קרובות אני רואה לעשות רשימות עם משימות שנכתבו כמו דבר עם טים אוֹ הכן מצגת . הבעיה עם כתיבת משימות כאלה היא שהם לא ברורים. ישנן מספר שאלות שנותרו ללא מענה. דבר עם טים על מה? איזו מצגת? מה צריך להכין?

כשתכתוב משימה תדע מה אתה רוצה לעשות; אבל אחרי סוף שבוע או כמה ימים, מה שאתה רוצה להשיג הפך לבוצי ולא ברור. עדיף בהרבה לכתוב שוחח עם טים על הטיול בשבוע הבא לברלין אוֹ להכין מתווה להצגת השבוע הבא בפני הדירקטוריון . בטח, זה עלול לקחת עוד כמה שניות לכתוב את המילים הנוספות, אך תודה לעצמך מאוחר יותר בבואך לבצע את המשימה.

משימות כתיבה כאלה מבהיר היטב את מה שאתה רוצה לעשות . וכשאתה מתיישב להתחיל את העבודה שלך, תדע בדיוק מה הכרוך בביצוע המשימות האלה כדי שתוכל לקבל החלטות טובות יותר על מה לעבוד.פִּרסוּם

זה גם חוסך הרבה זמן מכיוון שהבהירות פירושה שתוכלו לקבל את הקבצים הנכונים ולהתחיל מיד, במקום שתצטרכו להשקיע כמה דקות בניסיון לזכור מה עליכם לעשות.

2. אל תעשה מטלות תאריך באופן אקראי

מפתה מאוד להוסיף תאריך לכל משימה שאתה כותב - אתה לא רוצה לשכוח לעשות את זה, נכון? - הבעיה לדייטים אקראיים עם כל משימה שאתה מעלה ברשימת המטלות שלך היא שאתה בסופו של דבר עם רשימה יומית מוחצת של משימות שאינן צריכות לבצע ביום שבחרת, או שתזמן משימות מחדש או שפשוט תתעלם מהן.

במקום זאת, נהיה אסטרטגי יותר. הצב תאריך למשימה רק אם בכוונתך לעשות זאת באותו יום. ראיתי מדי יום לעשות רשימות עם עשרים עד שלושים משימות כאשר לאדם יש יום פגישות גב אל גב. בנסיבות אלה, אין שום סיכוי שהמשימות יבוצעו.

זה בסדר להכניס משימת תזכורת לרשימת המטלות היומית שלך - משהו כמו תִזכּוֹרֶת : סקירת פרויקט X - האם משהו צריך לעשות? או צור רשימת שיחות לביצוע ומשימה יומית אחת שתורה לך לבדוק את רשימת השיחות שלך. פשוט עבוד על שמירת רשימת המטלות היומית שלך לניהול ומציאותי.

הקדש מעט זמן בכל שבוע לתכנון השבוע על סמך מה שיש בלוח השנה שלך יעזור לך לשמור על רשימת המטלות שלך יעילה יותר. תוכל להוסיף תאריכים למשימות שלך לאחר מכן. כשיש לך יום שקט במשרד ללא פגישות, הכן רשימה ארוכה יותר של מטלות. אם אינך נמצא בטיול עסקים, צמצם את מספר המשימות ברשימה שלך.

3. שמור על הרשימה היומית שלך לא יותר מעשר משימות

כשאני מציע לאנשים את זה, הם לעיתים קרובות צוחקים עלי. הם מאמינים שהם עסוקים בהרבה מזה וחייבים לכלול לפחות עשרים משימות ברשימה שלהם.פִּרסוּם

הבעיה כאן היא עם כל הסחות הדעת, מקרי החירום וההפרעות שאתה הולך לקבל מדי יום; אתה לא מתכוון לבצע את עשרים המשימות האלה. אתה תגיע לסוף היום מתוסכל מכיוון שאתה מתזמן מחדש בין עשרים וחמישה לחמישים אחוז מהמשימות שהיו לך ברשימה שלך.

במקום זאת, בסופו של יום הקדישו למחרת כעשר עד חמש עשרה דקות. בחר את עשר המשימות החשובות ביותר ברשימה שלך ולהדגיש אותם בצורה כלשהי. למנהלי רשימות רבות לעשות יש דרך לסמן משימות וכך תוכלו להוסיף דגל ל -10 המשימות שרוצים לבצע למחרת.

לא רק שזה ממקד אותך במה שחשוב, אלא גם מאלץ אותך לבחור את המשימות שישפיעו בצורה החיובית הגדולה ביותר על היום שלך.

כשתתחיל לתעדף את רשימת המטלות שלך בדרך זו, באופן טבעי תתמקד יותר ותבזבז יותר מזמנך היקר במשימות שמקדמות אותך בפרויקטים שלך וביעדים שלך.

4. קבץ משימות דומות יחד

כאשר אתה מסתכל על רשימת המטלות שלך, תבחין במשימות רבות הדומות במהותן.

למשל להתקשר ללקוחות שלך. אם יש לך שתיים או שלוש משימות ברשימה היומית שלך הכוללות קריאה ללקוחות שלך, קיבץ אותן יחד ובצע אותן במקביל. קבעו כשלושים דקות לערך כדי להתקשר ולבצע אותן אחת אחרי השנייה. כמו כן, אם יש לך משימות הקשורות לדוא'ל, קיבץ גם אותן. תגלה שתסיים הרבה יותר והמוח שלך הרבה יותר ממוקד בעבודה שאתה עושה.פִּרסוּם

זה יכול להיות כאוטי כשאתה עובר בין סוגי עבודה מגוונים כל היום. זה הרבה יותר טוב מהיעילות והפרודוקטיביות שלך לעשות משימות דומות יחד . יש לך את הכלים הנכונים (אפליקציות, דוא'ל לטלפון וכו ') וזה יחסוך לך הרבה זמן.

5. הפוך את רשימת המטלות שלך למניעה

כשאתה כותב משימות כמו להשיב לדוא'ל או לבצע שיחות מעקב של לקוחות, אין שם מוטיבציה אמיתית. זה פשוט מרגיש שאתה עובר את שגרת העבודה. במידת האפשר, כתוב משימות כמו להכניס את תיבת הדואר האלקטרוני לאפס והתקשר ללקוחות שלי כדי לוודא שהם מאושרים. זה אולי נראה פשטני, אך לרוב לרשימת מטלות אין ערך רגשי. זו רק רשימה של עבודה.

כדי להפוך את הרשימה למעוררת השראה יותר, כתוב משימות כך שיעוררו תגובה רגשית . לשמח את הלקוחות שלך יהיה מוטיבציה יותר מאשר רק להתקשר אליהם, כי זו התפקיד שלך או להתחרות בעצמך כדי להביא לאפס את תיבת הדואר האלקטרוני שלך בכל יום, מוסיף עוד קצת ניצוץ למשימה.

דרך נוספת להפוך את רשימת המטלות שלך למניעה יותר היא שמור על הרשימה היומית קצרה . כפי שכתבתי לעיל, כאשר ברשימת המטלות היומית שלך אין יותר מעשר משימות, היא תרגיש בר השגה. אם יש בו בין עשרים לשלושים משימות, זה פשוט ירגיש מכריע. הרבה יותר טוב להסתכל ברשימה היומית שלך ולהרגיש השראה מאשר להסתכל ברשימה שלך ולהרגיש מוטיבציה.

6. ערכו סקירה שבועית

לכל מי שקרא את דיוויד אלן לעשות דברים ספר, תוכלו לדעת הכל על הסקירה השבועית. עם זאת, זה מפתיע אותי כמה אנשים מדלגים לעשות את זה. אם אתה רוצה שרשימת המטלות שלך תישאר יעילה ומעודכנת, סקירה שבועית היא חיונית.

במהלך השבוע שבו אתה ממהר ולעשות דברים, תתגעגע לדברים. אנחנו בני אדם ונשכח לבדוק משימות שעשינו, נוסיף משימות הרגישות לזמן ולא נוסיף תאריך ונשכח להוסיף משימות. הסקירה השבועית היא המקום בו אתה עוצר לשעה ומצלם תמונה גדולה של מה שאתה צריך לעשות.פִּרסוּם

באופן אידיאלי, הסקירה השבועית שלך צריכה להיעשות במקום נטול הסחות דעת, כך שתוכל פשוט להתמקד בעבודה שעליך לעשות ולתכנן את השבוע הבא. חברו את כל המשימות שלכם - יתכן שרשמתם משימות במחברת ולא הוספתם לרשימת המטלות שלכם - ונקו משימות שאינן נחוצות עוד או שבוצעו.

ביצוע ביקורת שבועית מכניס אותך לשליטה מלאה. זה מאפשר לך להישאר בראש העבודה שלך, להחליט מה צריך לעשות הלאה ומה ניתן לדחות למועד מאוחר יותר. זו הדרך הטובה ביותר שאני מכיר מתחילים את השבוע עם תוכנית והכוונה וזו דרך לוודא שאתה עושה את הדברים הנכונים ולא להיתפס למשימות קלות שאינן מקדמות אותך בפרויקטים שלך או ביעדים שלך.

בשורה התחתונה

כאשר משתמשים בה נכון, רשימת מטלות יכולה להיות המוטיבציה והנהג שמניעים אתכם לעשות את העבודה הטובה ביותר ולהשיג דברים מדהימים. זה שומר אותך מרוכז בדברים החשובים וזה עוצר אותך חסר משימות שאחרת עלולות ללכת לאיבוד.

רשימות עשייה גם עוזרות לך להפחית מתח ולהציף כי במקום לנסות לזכור את כל מה שבראש שלך, החצנת את כל העבודה שיש לך לעשות כדי לפנות מקום במוחך למאמץ יצירתי יותר.

בואו נסכם את ההוצאות העיקריות:

כתוב משימות כך שיהיה ברור מאוד מה עליך לעשות. אם אתה צריך להתקשר למישהו, הכנס את מספר הטלפון שלו למשימה כדי לחסוך זמן בחיפוש המספר.
הוסף תאריכים משמעותיים ולא אקראיים. כאשר לרשימת המטלות היומית שלך יש רק משימות שחייבים לבצע באותו יום, אתה תהיה מרוכז הרבה יותר בעבודה הנכונה.
אפשר רק עד עשר עד שתים עשרה משימות מסומנות ביום ברשימת המטלות שלך. זה לא אומר שאתה מבצע רק את המשימות האלה. אם יש לך זמן ואנרגיה בסוף היום, אתה תמיד יכול לעשות יותר.
קיבץ משימות דומות יחד כדי שתוכל להתמקד בסוג העבודה שאתה מבצע באותו זמן. זה עוזר להימנע מ- סיכונים של ריבוי משימות .
כתוב את המשימות שלך כך שיהיו משמעותיות ומניעות. אתה רוצה להסתכל על הרשימה שלך ולהיות מוטיבציה להיתקע ולעשות את העבודה.
לעולם אל תחמיץ לעשות סקירה שבועית מלאה. זה הדבק שמחזיק הכל ביחד ורלוונטי.