כשאתה מתיישב לקרוא מאמר זה, אני מנחש שחווית הסחות דעת בעבודה לפחות פעם אחת כבר היום, כנראה יותר מפעם אחת.

רוב הסיכויים שאתה עלול להיות מופרע לפני שתסיים לקרוא את המאמר הזה.

האמת הפשוטה היא שכולנו מתמודדים עם הסחות דעת בעבודה בכל יום ויום, ובדרך כלל כל שעה, משהו או מישהו עלול לגרום לך להיות מוסחת.

עם כל כך הרבה פגישות להשתתף בהן, שיחות או נפילות של עמיתים לעבודה, שיחות, הודעות דוא'ל, התראות חברתיות והפרעות רבות אחרות, לעתים קרובות זה יכול להרגיש כמו אתגר אמיתי להישאר פרודוקטיבי ולבצע את הדברים החשובים.

הסחות דעת מורידות את התפוקה והאנרגיה שלנו.

הם משפיעים על יכולתנו להתמקד ולהתמיד בפרויקטים או במשימות מספיק זמן כדי לבצע אותם.

אם אתה חושב על שבוע העבודה שלך, אני בטוח שתוכל לרשום 5 עד 10 דברים או אנשים שיצרו הסחות דעת בעבודה.

אבל כמה מאותם הסחות דעת נגרמות עצמית וכמה הן תוצאה של סביבת העבודה שלך?

תוכן עניינים

1. מדוע עליכם להיפטר מהסחות דעת בעבודה?
2. 7 הסחות דעת נפוצות בעבודה (ואיך להתמודד איתן)
3. שורה תחתונה
4. עוד על הישארות ממוקדת

מדוע עליכם להיפטר מהסחות דעת בעבודה?

כמעט 3 מתוך 4 עובדים (70%) מודים שהם מרגישים מוסחים בעבודה, כאשר 16% מהאנשים מצהירים שהם כמעט תמיד מוסחים.^[1]

ההשפעה של הסחות דעת במקום העבודה, על פי הדו'ח, כללה:

• 54% אמרו שהם לא מופיעים כמו שצריך
• 50% אמרו שהם פחות פרודוקטיביים באופן משמעותי
• 20% אמרו כי אינם מסוגלים למצות את הפוטנציאל ולהתקדם בקריירה שלהם

אותו סקר של אודמי ציטט את היתרונות העיקריים של הפחתת הסחת הדעת במקום העבודה מצד המרואיינים:

• 75% הצהירו שאני מסיים יותר ואני יותר פרודוקטיבי
• 57% ציינו שאני מונע לעשות כמיטב יכולתי
• 51% הצהירו שאני בטוח יותר ביכולתי לבצע את עבודתי היטב
• 49% הצהירו שאני מאושר יותר בעבודה
• 44% ציינו שאני מספק עבודה באיכות גבוהה יותר

הסחות הדעת הגדולות שזוהו על ידי Udemy for Business בסקר שלה כללו עמיתים לעבודה דיבורים (שצוטטו על ידי 80% מהעובדים שנבדקו) ורעש משרדי (70%).

הפגישות האשימו בפריון נמוך על ידי 60% מהנשאלים, ואילו 58% אמרו כי למרות שהם אינם זקוקים למדיה חברתית כדי לבצע את עבודתם, הם לא יכלו לעבור את יום העבודה מבלי לבדוק פלטפורמות כמו Facebook, Twitter ו- אינסטגרם.

7 הסחות דעת נפוצות בעבודה (ואיך להתמודד איתן)

סקר שערך CareerBuilder בשנת 2000, בקרב 2,000 מנהלי גיוס עובדים ומשאבי אנוש, הראה כי האשמים העיקריים בהיסח הדעת כללו סמארטפונים (55%), האינטרנט (41%), רכילות (37%), מדיה חברתית (37%), עמיתים לעבודה (27%), הפסקות עישון או חטיפים (27%), דוא'ל (26%), פגישות, (24%) ועמיתים לעבודה רועשים (20%).^[שתיים]

כמעט שלושה רבעים מהמעסיקים שנבדקו על ידי CareerBuilder אמרו כי שעתיים או יותר ביום אבדו בתפוקה בגלל הסחות דעת במקום העבודה, כאשר כמעט מחצית (43%) העריכו שהפסידו שלוש שעות או יותר ביום.

סקר של 2,000 איש על ידי שירות הניהול הפיננסי Think Money בבריטניה דיווח כי שליש מהעובדים מוסחים בעבודה עד שלוש שעות ביום.^[3]

אז תאר לעצמך אם היו לך פחות הסחות דעת בעבודה והצלחת להגביר את המיקוד שלך ולעשות יותר מהעבודה הטובה ביותר שלך.

מתוך מחשבה על סקרים אלה בנושא הסחות דעת במקום העבודה, זיהיתי את שבעת הסחות הדעת העיקריות שעומדות בפניך כרגע וכמה אסטרטגיות מעשיינות שיעזרו לך להתגבר עליהן כדי להגביר את התפוקה והיצירתיות שלך:

1. עמיתים לעבודה פטפטניים

בניית מערכות יחסים עם הצוות שלך ועמיתיך בעבודה היא חיונית.

שיחות יומיומיות חשובות לבניית תרבות ואווירה ידידותית ושיתופית במשרד, אך קל להילכד בשיחות ורכילות אינסופיים.פִּרסוּם

אם הדלת שלך תמיד פתוחה, קל מאוד למישהו להקפיץ את הראש למשרד כדי לשאול שאלות, מה שמרחיק אותך מהעבודה הפורה שלך.

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחת הדעת

אם אתם נתקלים בבעיות עם חברי צוות קבועים או מסיחים את הדעת, נסו לנהל איתם שיחה דיסקרטית על ההשפעה שיש לה על היום שלכם.

לחלופין, סגור את דלת המשרד שלך אם יש לך אחת. שיטה נוספת לשימוש אם אתה צריך להיות מרוכז ולהתרכז היא לשים זוג אוזניות (אם המשרד שלך מאפשר).

2. רעש משרדי

מחקרים שערכו קים ודה דיר מאוניברסיטת סידני העלו כי 30 אחוז מהעובדים בתאים וכ 25 אחוז במשרדים ללא מחיצות לא היו מרוצים מרמות הרעש בעבודה.^[4]

מחקר של Ipsos וצוות העתיד של Workspace של Steelcase מראה כי 85% מהאנשים אינם מרוצים מסביבת העבודה שלהם ואינם יכולים להתרכז. מבין הנשאלים 95% אמרו שעבודה פרטית חשובה להם, אך רק 41% אמרו שהם יכולים לעשות זאת, ו- 31% נאלצו לעזוב את המשרד כדי להשלים את העבודה.^[5]

יותר מ -10,000 עובדים ברחבי 14 מדינות נסקרו, וממצאים מרכזיים הראו גם כי:

• עובדי משרד מאבדים 86 דקות ביום בגלל הסחות דעת
• עובדים רבים הם חסרי מוטיבציה, לא יצרניים ולחצים יתר על המידה
• אין להם יכולת לחשוב ולעבוד באופן יצירתי ובונה

אם אתה עובד במשרד גדול או קטן, אני בטוח שהתנסית שמשרדים יכולים להיות ממש חזקים, בין אם זה שיחות, שיחות טלפון, מוזיקה או רעשים אחרים.

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחת הדעת

אם יש לך משרד, הדבר הכי פשוט לעשות הוא לסגור את הדלת כדי שתוכל לקבל קצת פרטיות וזמן ממוקד ושקט.

כאשר יש לך עמיתים לעבודה שאתה יודע שיוצרים הרבה רעש, אתה יכול לגשת אליהם ולנהל שיחה שקטה על האופן שבו פעולותיהם משפיעות על יכולת ההתמקדות שלך? האם אתה צריך לעבוד משולחן העבודה שלך?

אם יש לכם פרויקט ספציפי עליכם לעבוד במקום בו אתם זקוקים לזמן שקט וללא הפרעה, לחקור עבודה מתוך חלל שקט בתוך הבניין שלכם.

האלטרנטיבות כוללות עבודה מהבית (אם אפשר) או ממיקום אחר כגון פארק או בית קפה.

תמיד יהיה רעש במשרד ולרוב זה יהיה נסבל, אבל מדי פעם אתה צריך לשנות את הסביבה שלך כדי לבצע את העבודה החשובה ביותר שלך.

3. צריכת דוא'ל

לדברי טים פריס, אנחנו צריכים t:

להגביל את צריכת הדוא'ל ואת הייצור. זוהי ההפרעה הגדולה ביותר בעולם המודרני.

כולנו יודעים כמה דואר אלקטרוני מסיח את הדעת.

ביום טיפוסי כמה מיילים אתה מקבל ושולח?

זה נשמע מוכר?

אתה עובד על פרויקט חשוב ומקבלת הודעה שקיבלת הודעת דואר אלקטרוני.

עכשיו יש לך שתי אפשרויות.

אתה יכול להפסיק את מה שאתה עושה ולשבור את המיקוד שלך ולקרוא את הדוא'ל, או, אתה יכול להישאר במשימה ולהסתכל על הדוא'ל מאוחר יותר.פִּרסוּם

אנשים רבים עוברים ככה את כל היום שלהם. הם עוסקים במלואם בעבודה על משהו חשוב ואז תופיע הודעת דוא'ל.

אתה מפסיק את מה שאתה עושה, עובר לתיבת הדואר הנכנס שלך וקורא את הדוא'ל, לעתים קרובות דוא'ל שאינו רלוונטי לחלוטין ואינו תורם דבר לסדרי העדיפויות הנוכחיים שלך.

הודעות דוא'ל אלה יכולות ליצור תחושת עסוק מתמדת ולעתים קרובות יביאו לפרויקטים לא גמורים בסופו של יום.

זה בתורו, יכול ליצור תחושה שלא באמת היה לנו יום יצרני.

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחת הדעת

חסימת זמן

הקציבו זמן מסוים ללא הפרעה לעבודה על פרויקט או משימה. התחייב שלא להסתכל על מיילים (או לענות לשיחות טלפון) במהלך פרק זמן זה.

על פי עצתו של טים, החלטתי לבדוק דואר אלקטרוני רק פעמיים ביום. יש לזה כבר השפעה עצומה. הנה מה שאני מציע:

עבודה במצב לא מקוון

הגדר את המחשב או המחשב הנייד למצב לא מקוון, ותן להודעות הדוא'ל להצטבר בתיבת הדואר הנכנס שלך עד שתהיה מוכן לענות עליהן.

במקום לראות ולענות על הודעות דוא'ל אחת אחת, תן להם להצטבר ואז הקציב זמן ממוקד לעיבוד ותגובות להודעות הדוא'ל.

מענה באימייל באצווה ייקח פחות זמן מאשר לענות עליהם אחד אחד, והוא מאפשר לך להישאר מרוכז בפרויקט בהישג יד מבלי להיות מוסחת.

בדוק דואר אלקטרוני בשעות מסוימות בכל יום

שיטה זו הוצגה על ידי מספר לקוחות אימון יזמי והיא עזרה להם לפנות זמן ולהישאר מרוכזים יותר.

נסיבות העבודה שלך יהיו שונות, ולכן חשוב למצוא תהליך שמתאים לך ולחברים אחרים בצוות שלך.

שיטה אחת היא לקיים פעמיים ספציפיות ביום לבדיקת המיילים שלך, אחרת אולי שלוש פעמים ביום - בבוקר, בצהריים ובשעה שלפני שאתה עוזב כדי להבטיח שכולך נתפס.

אם תחליט ליישם טכניקה זו יהיה זה חכם ליצור מסר מחוץ למשרד.

אל תבדוק את הדואר האלקטרוני דבר ראשון

טכניקה זו עשויה להיות קשה ליישום בהתאם לנסיבותיך, אך אם אתה יכול, תהיה הרבה יותר פרודוקטיבי. הנה למה .

במקום לבדוק בדוא'ל דבר ראשון, במקום זאת הקדישו את הזמן היקר הזה כשאתם יותר אנרגטיים וממוקדים בעבודה על סדר העדיפויות האחד או שניים הגדולים ביותר שלכם להיום.

4. שימוש בסמארטפון (ומכשירים אחרים)

התבוננות מתמדת בטלפון שלך קוטעת את זרימת העבודה ואת המיקוד.פִּרסוּם

על פי מחקר שנערך לאחרונה על ידי דלויט, האדם הממוצע בודק את הטלפון החכם שלו 47 פעמים ביום.^[6]

אם אתה משתמש בממוצע 47 פעמים ביום ואתה עובד ביום עבודה של 8 שעות, פירוש הדבר שאתה עשוי לבדוק את הטלפון שלך כמעט 6 פעמים בכל שעה.

זה מספיק כדי להסיח את דעתו של מישהו.

כולנו יודעים שסמארטפונים ומכשירים אחרים מפריעים לנו לעיתים קרובות ומרחיקים את תשומת ליבנו מהפרויקט או המשימה שאנו עובדים עליה.

קל לקחת הפסקה מהמטלות החשובות שלנו כדי לבדוק את הטלפונים, השעונים והגאדג'טים האחרים שלנו.

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחת הדעת

העבר את הטלפון שלך למקום אחר

מאוד מפתה לבדוק את הטלפונים שלנו, גם אם אנחנו עובדים על פרויקט חשוב.

הפתרון? שים את הטלפון שלך במגירה או הזז אותו מאורך הזרוע כדי שלא תתפתה להעיף מבט מהיר.

כבה התראות

השבת את כל ההתראות שאינן דורשות התייחסות מיידית, במיוחד התראות מדיה חברתית. זה כולל דוא'ל אם הגדרת את זה גם בטלפון שלך.

אם התראות מסוימות באמת חשובות, השקט אותן והסתר אותן ממסך הנעילה.

5. מדיה חברתית

כמה זמן אתה מבלה ברשתות החברתיות בעבודה? אינסטגרם, לינקדאין, טוויטר, פייסבוק, פינטרסט ... רשימת האפליקציות ואתרי האינטרנט שמתאגדים כדי לתבוע כל כך הרבה מתשומת ליבנו כמעט אינסופית.

יש זרם קבוע של מידע זמין שם, מחברינו ועמיתינו, מגופי החדשות, מהחברות שלנו. חלק מעמיתייך בוודאי בודקים את המדיה החברתית שלהם כרגע כשקוראים מאמר זה.

בשיחת TED מאת קאל ניופורט, מחבר הספר עבודה עמוקה , הוא אמר ללכת על מדיה חברתית זה כמו ללכת לקזינו .

אתה צופה לקבל לייקים ואתה יוצא מזה. אתה חוזר לחשוב, אני אקבל את הפרס בפעם הבאה. אני אקבל את הפרס בפעם הבאה. אני אקבל את הפרס בפעם הבאה. ואתה פשוט יושב ומחכה שהתראה תגיע כדי שתוכל לחזור.

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחת הדעת

כמו השימוש בסמארטפון ובדואר האלקטרוני שלך, נסה להגדיר מסגרות זמן או פרמטרים ספציפיים כאשר תבדוק במדיה החברתית.

ודא שכל ההודעות כבויות כאשר אתה צריך להשקיע זמן ממוקד ופרודוקטיבי במשימה או בפרויקט ספציפי.

עיין במאמר זה כדי ללמוד עוד: 9 צעדים להתנתקות מהמדיה החברתית ולהתחבר לחיים מחדש

6. פגישות

במהלך שבוע עמוס, הדבר האחרון שמנהיג או מנהל רוצה הוא שעה או שעתיים מבוזבזות שישבו בפגישה לא פרודוקטיבית.

אם הייתי שואל אותך מה תהיה הדרך היעילה ביותר להיות לא יעיל, אני בטוח שרבים מכם היו אומרים פגישות גרועות.פִּרסוּם

הפגישות היום צורכות יותר שעות עבודה מאי פעם. מרבית העובדים משתתפים ב -62 פגישות בחודש, אך מחציתם נחשבים לבזבוז זמן.

בסך הכל, 31 שעות מושקעות בפגישות לא יצרניות במשך חודש ממוצע, כאשר 91 אחוז מהעובדים אשמים בהקיץ, בעוד 39 אחוז הודו שנרדמו.^[7]

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחות הדעת

כדי שפגישות יהיו פרודוקטיביות וכדאיות, חיוני שלכל פגישה יהיה סדר יום ומנהיג ברור.

כתבתי עוד על אופן קיום פגישה יצרנית במאמר: כיצד להוביל פגישות צוות בצורה הפורה ביותר

7. ריבוי משימות

כולנו צריכים לבצע ריבוי משימות מדי פעם, אך ככל שאנחנו עושים זאת פחות טוב יותר.

ריבוי משימות מפחית פרודוקטיביות ויצירתיות. במאמר שפורסם ב- Harvard Business Review, פיטר ברגמן מציין כי התפוקה שלנו יורדת ב -40% כאשר אנו מנסים להתמקד בכמה דברים בבת אחת.^[8].

לפי גלוריה מארק, נדרשים בממוצע כ- 25 דקות (23 דקות ו- 15 שניות, ליתר דיוק) לחזור למשימה המקורית.^[9]

ריבוי משימות מאט אותנו , ומפחית מיקוד, אנרגיה ופרודוקטיביות. המוח שלנו פשוט לא יכול לטפל ביעילות בעבודה על משימות בו זמנית.

כיצד להישאר ממוקדים ולהקטין את הסחת הדעת

עבודה בבלוקים של זמן. זה ממזער את מידת הסחת הדעת המוטלת על חיינו המחוברים יותר ויותר. זה לא רק מגן עלינו מפני הסחות דעת של אחרים, אלא גם מפני הסחות הדעת שלנו.

חסימת זמן היא הקצאת זמן מכוון לפרויקטים או משימות ספציפיות ועשיית מאמץ מכוון כדי לא לאפשר להסיח את הדעת או להפריע לאחרים לשבור את המיקוד הזה.

לאחר שחסימת הזמן ההיא הסתיימה, צאו להפסקה מתוכננת ואז התחילו את החסימה הבאה של זמן ממוקד. כל בלוק זמן ממוקד מוקדש למשימה / פרויקט אחד או מערך של משימות דומות.

אני משתמש בשיטת 60-60-30 לחסימת זמן:

עבדו 50 דקות וקחו הפסקה של 10 דקות. עבדו עוד 50 דקות וקחו הפסקה נוספת של 10 דקות. ואז הוציאו 30 דקות לטעינה, מה שאומר שאוכלים ארוחת צהריים, הולכים לטייל וכו '.

להשתמש ב עגבניה טכניקה כדי לעזור לך לעבוד בבלוקים של זמן.

שורה תחתונה

הסחות דעת במקום העבודה לעולם לא ייעלמו. על מנת לנצל את זמננו בצורה יעילה וכדי להגביר את הפרודוקטיביות והיצירתיות, חיוני שנבין מה מסיח את דעתנו וניצור את המערכות לעצור אותו.

אני בטוח שאתה יכול להזדהות עם לפחות אחת מההפרעות המודגשות במאמר זה.

אני מקווה שחלק מהצוותים יעזרו לכם לנצח את הסחות הדעת בעבודה ויהפכו אתכם ליעילים ופרודוקטיביים יותר.

עוד על הישארות ממוקדת

• כיצד להפסיק ריבוי משימות ולהיות הרבה יותר פרודוקטיבי
• כיצד להיות פרודוקטיביים בעבודה: 9 כללי יסוד
• 10 תוכנות פרודוקטיביות חכמות ביותר לשיפור ביצועי העבודה שלך
• 30 ספרי הפריון הטובים ביותר שעליך לקרוא בכדי להגביר את הפריון שלך

אשראי תמונות מוצג: מערכת ניהול מבקרים של Proxyclick דרך unsplash.com

התייחסות