גם לאחר הופעת המדיה החברתית ושיפורים בהודעות טקסט, דוא'ל הוא עדיין אמצעי התקשורת שממשיך לשרור בתחום המקצועי. היכולת לתת כיוון, לכבות שריפות ועוד מבלי להיות פנים אל פנים אפשרה לעסקים רבים להשתמש בדוא'ל ככלי פרודוקטיביות. עם זאת, ישנם מקרים בהם המקצועיות יוצאת מהחלון וכללי הנימוס נשכחים. היום, נסתכל על 27 טיפים לגינון דוא'ל לאנשי מקצוע עסקיים.

1. ברכות ושליחות

אני אף פעם לא פותח דוא'ל עם התוכן. אימייל מתחיל תמיד בהקדמה קולית או בשם הנמען. בהתחלה זה יידע עם מי הם מדברים. כשתתחיל להכיר אותם בשמם (למשל שלום, ג'ון דו), תודיע להם עם מי אתה מתכוון לדבר. כשסיימתם עם אימייל, תמיד סיימו באמירת תודה או לחיים, כדי לתרגל נימוסים וכבוד טובים.

2. דעו מתי להתקשר

לא כל תקשורת חייבת להתרחש באמצעות דואר אלקטרוני. ברגע שהשיחה מתחילה להזכיר פרטים, זה יכול להיות חכם לתאם שיחת טלפון - זה יכול למנוע אי הבנות ואפילו יכול לזרז את ההתכתבויות שלך. מכובד גם להרים טלפון כאשר פגישה המתוזמנת בדוא'ל מבוטלת.

3. שימו לב לפיסוק שלכם

מקצועיות כרוכה בידיעה כיצד להתייחס לפיסוק שלך. בתכתובת דואר אלקטרוני רגילה, עליך להשתמש בתקופות ובסימני שאלה בערך 95% מהמקרים. השאר סימני קריאה כאשר השיחה שלך קלילה, ואתה מכיר את הנמען.

4. השעון מתקתק

כאשר אתה מתעסק בעסקים, אל תחכה להם להמתין. כמו שנאמר, הזמן הוא כסף. אתה לעולם לא צריך לתת לנמען להמתין יותר מיומיים לתשובתך. בדיוק כמו שיחת טלפון, המתנה בדוא'ל יכולה לעמוד בהתקדמות בכל פרויקט שאתה מנסה להקים. אחרי הכל, האם לא בגלל זה אתה שולח דוא'ל ולא משתמש בדואר חילזון?

5. כתוב את זה נכון

דקדוק וכתיב צריכים להיות שני שיקולים בעת שליחת דוא'ל בסביבה מקצועית. למרות שהתוכן הוא הכוכב של הדוא'ל, הבטחת הדקדוק שלך בבדיקה מאפשרת למכר העסקי לדעת שאתה לוקח את השיחה ברצינות. לרוב לקוחות הדוא'ל יש בדיקות איות ודקדוק, אז השתמש בהם!פִּרסוּם

6. שקול תרבות חברה

בואו נהיה כנים - בעוד שהדקדוק והנימה צריכים להיות מקצועיים, עלינו עדיין להתחשב בחברות שאליהן אנו פונים. מיילים עסקיים פנימיים בין חברות רגועות יותר יהיו כמובן קצת שונים, נניח, מהבית הלבן. תוך כדי אכפת לדקדוק שלך, המשך להעניק אווירה נגישה בעת שליחת דוא'ל.

7. מהנדס את קו הנושא המושלם

הדבר הראשון שהנמען שלך רואה הוא שורת הנושא. בכנות, הם יבינו את החשיבות של אימייל בשורת נושא לפני שהם קוראים את תוכנו. וודא שאתה משאיר רושם נהדר על ידי שים לב להיוון, להיות תמציתי ולעניין.

8. תשובה לעומת תגובה לכולם

אין דבר מביך יותר משליחת אימייל המוני שנועד לנמען אחד בלבד. זו תוצאה של אימייל שהחל במספר נמענים. בתשובה תהיה לך אפשרות להשיב - באילו דוא'ל השולח - או להשיב לכולם, ששולח את ההודעה שלך לכל מי שההודעה המקורית נשלחה אליו. בדוק שוב לפני השליחה, או שתצטער.

9. שקול את פרטיותם של אחרים

יהיו מקרים שתצטרך לשלוח מיילים עסקיים למספר נמענים שאולי לא מכירים זה את זה. כתובת הדוא'ל של הנמען מתווספת לסעיף אל: בדוא'ל ממוצע, אך במספר דוא'ל נמען, עליך להוסיף את הכתובות לסעיף BCC או עותק פחמן עיוור, כדי למנוע מאחרים להציג כתובות נמען.

10. להתאים חתימה

שלא כמו ברכה או שליחה, חתימת דוא'ל מתווספת אוטומטית לתחתית ההודעה, שם תוכלו להוסיף ביוגרפיה קטנה ופרטי קשר. זה לא מחליף ברכה איכותית, אבל כן מאפשר להכיר חדש ללמוד יותר עליך ולדעת היכן ליצור איתך קשר.

11. עבור למצב חופשה

כמה פעמים בשנה, במהלך חופשה, אני בדרך כלל מוצא את עצמי מופרד מהדואר האלקטרוני שלי. כפי שנראה בטיפ מס '4, הזמן הוא מהותי, וזה גס רוח להשאיר דוא'ל בתיבת הדואר הנכנס שלך ללא מענה. כדי להתריע בפני אנשים על היעדרותי, אני מוסיף מענה אוטומטי (דרך Gmail, אך זמין גם ללקוחות אחרים) ומציין מדוע אינני ומתי אחזור.פִּרסוּם

12. שימו לב לקישורים

האקרים מצאו דרכים להוסיף וירוסים ותוכנות זדוניות לקבצים מצורפים וקישורים. בעת העברת אימיילים, ודא שהקישורים והקבצים המצורפים בטוחים. כמו כן, צמצם את מספר הודעות השרשרת שאתה מעביר ולעולם אל תשלח הודעות ממקבל לא ידוע.

13. צור TL: DR סיכום

TL: DR הוא ראשי תיבות של זמן רב מדי, לא קרא. זה די בוטה וזה המקרה של מכרים עסקיים עסוקים רבים שפשוט עסוקים מכדי לקרוא שיחות דוא'ל ארוכות. מסיבה זו, בעת העברה או מדי פעם בתשובה לשיחות, סכם את הנקודות הקודמות בתבליטים בכדי לשמור על מהירות הנמענים בתכני הדוא'ל.

14. טיפ לחיפוש עבודה: קורות חיים ומכתב מקדים

כשאתה מחפש עבודה, כללי הנימוס בדוא'ל הם החשובים ביותר. כאשר אתה משיב ללוח עבודה, הקפד תמיד לכלול את קורות החיים שלך ואת המכתב המקדים שלך. כברירת מחדל, אלה צריכים להיות קבצים מצורפים אלא אם כן הם נגדם במפורש.

15. שאל לפני הצירוף

הסיבה שחברות לא אוהבות קבצים מצורפים גדולים היא מכיוון שלחברות מקבלים שטח אחסון מוגדר עליהן הם משלמים. הקובץ המצורף הגדול שלך אוכל את קצבת האחסון שלהם. לפני שתשלח קובץ מצורף גדול, או מרובים, בקש תמיד אישור מהנמען.

16. מתי האירוניה מתאימה?

אירוניה היא סוג קומדיה פופולרי עבור רוב האנשים. עם זאת, במסגרת עסקית, עליכם להירתע מכך. אירוניה בכל צורה כתובה יכולה להיות מובנת בצורה מוטעית במקרה הטוב, ובמקרה הרע להיחשב כפוגענית. שמור את האירוניה להודעות דוא'ל בחברה שלך.

17. חישבו מחדש על הגופן שלכם

דוא'ל של החברה אינו מצגת PowerPoint מפרויקט האנגלית שלך בכיתה ו ': השאר את הגופנים המהודרים בפעם אחרת. לא רק שזה יוצא כלא מקצועי, ייתכן שחברות מסוימות אינן מחזיקות בלקוחות הדוא'ל שיכולים להציג גופנים כאלה. חוץ מזה, מי רוצה לקרוא את גופן הכתב האדוארדיאני בכל זאת?פִּרסוּם

גופנים מקצועיים לשימוש

• Times New Roman
• ג'ורג'יה
• מרפסת
• אריאל
• הלווטיקה
• קליברים

18. מסמכים פתוחים לכל

סוגי קבצים לא ברורים יכולים למנוע מחברות אפשרות לפתוח את הקבצים המצורפים שאתה שולח, מה שעלול להאט את הפעילות והפרויקטים העסקיים. השאר סוגי קבצי קבצים מצורפים למסמכי PDF, .doc, .txt או .jpeg. לרוב הם בגודל סביר וניתן לפתוח אותם ברוב המכונות ומערכות ההפעלה.

19. עבודה נפרדת מהמשחק

זה לא חכם להשתמש במייל החברה שלך כדי לשלוח הודעות אישיות לחברים וקרובים. השתמש בדוא'ל העסקי שלך עבור עמיתים ומכרים עסקיים בלבד, משתי סיבות: לשמור על האופי המקצועי של תיבת הדואר הנכנס שלך, ולהגביל את השימוש הבזבזני בשטח אחסון הדוא'ל.

20. ודא שהאימייל שלך לא הועבר לאשפה

אם לא שמעתם ממקלט, רוב הסיכויים שהם תפוסים. בירור האם קיבלו את ההודעה שלך או לא יכול להחמיר אותה, אך ישנם מקרים שבהם דוא'ל די רלוונטי. המתן שבוע עד שבוע וחצי אם הזמן מאפשר, ואם עדיין אין לך תשובה, התקשר אליהם או שלח אימייל אחר.

21. הבה את כוונותיך

כאשר לנמענים יש דקה או שתיים בלבד לקרוא אימייל, עליכם להפוך את ההודעה שלכם לתמציתית ולנקודה ככל האפשר. ספק מתווה בתחילת הדוא'ל של מה אתה מצפה מהנמען לפני שאתה נכנס קצת לעומק.

22. חבר דוא'ל לטלפון שלך

כדי למנוע מהנמענים להמתין, חבר את הדוא'ל העסקי שלך לטלפון שלך כדי להבטיח שאתה מסוגל להשיב להם במועד. בהגדרות של רוב הטלפונים החכמים, אתה יכול להתאים את החתימה שלך.פִּרסוּם

23. ראשי תיבות של חברה פנימית

בעוד שראשי תיבות אינם מומלצים להכרים חדשים, יצירת ראשי תיבות של חברה בין עמיתים לעבודה יכולה להיות דרך חכמה להבטיח שהם מבינים את חשיבות המסר או כוונתו. ראשי תיבות כמו NRN (אין צורך בתשובה) יכולים לאפשר לעמיתים לדעת אילו הודעות דחופות ומה יכול לחכות.

24. הרחב את מה שיש במייל

קל להאשים ששכחה או אי הבנה של בקשת פגישה שניתנה באמצעות דוא'ל. לרוב לקוחות הדוא'ל אין מערכות אזעקה. המשמעות היא שאחריותך להחיל מחוץ לתיבת הדואר הנכנס את מה שרלוונטי (יצירת התראות לוח שנה לפגישות וכו ') כדי להיות פרודוקטיבי.

25. שקול הפרשי זמן

זה יכול להחמיר לבקש שיחה או פגישה באמצעות דואר אלקטרוני ולא לשמוע בחזרה בזמן. עם זאת יש לוודא שהדבר אינו נובע מהבדלים בין אזורי הזמן. אם אתה מבקש להתקשר ממכר אוסטרלי ואתה נמצא בניו יורק, ודא שההבדלים בין אזור הזמן מסתדרים.

26. בדוק את לוח השנה שלך

כדי למנוע אימיילים מיותרים קדימה ואחורה, כדאי לחשוב על מסורות וחגים בתרבות או בדת המקבל. אם אתה נמצא במדינה בה חג המולד אינו נחגג באופן נרחב, ייתכן שלא יהיה זה חכם לתאם פגישה ל -24 בדצמבר כאשר שאר מיקומך פעיל כרגיל.

27. הודיעו לעובדים על נימוסים

זה בסדר ובלתי אפשרי לעקוב אחר כל הטיפים לגינון דוא'ל אלה בעצמך, אך אם אתה היחיד שעוקב אחריהם, זה עדיין נותן לעסק שלך תדמית גרועה. שתף טיפים יקרי ערך לגינוני דוא'ל עם עמיתיך לעבודה כדי להבטיח ששמו העסקי נשמר.

ספר לנו בתגובות למטה רגע שבו נימוסי הדוא'ל שלך השאירו רושם טוב על הנמען. כמו כן, ספר לנו מתי נימוס נימוס הדוא'ל מהחלון ותוצאתו.פִּרסוּם