אם אתה מבקר ב- Lifehack באופן קבוע אז אני בטוח ששמת לב לסדרה Getting Things Done שהוצגה כאן לאחרונה. בשבועות האחרונים דנתי במתודולוגיה עצמה, ובאופן השימוש בה במאמצי היומיום שלך (הן בעבודה והן בפרויקטים אישיים).

אולם מה שלא עשיתי הוא לכוון אותך לעבר כלים ספציפיים שתוכל להשתמש בהם כדי להקל על חיי ה- GTD שלך. ובכן, זה בדיוק מה שאני הולך לעשות היום.

אני רק אזכיר לך שיש 7 אלמנטים עיקריים של GTD: רשימת פרויקטים, רשימת המשימות הבאה, רשימת העתיד / אולי, לוח השנה, ההמתנה לרשימה, קבצי המשאבים והרכיב הבלתי מוחשי - אמון.

כל אחד מאלה ניתן לטפל בכלים הפשוטים ביותר האפשריים - עט ונייר. אבל מכיוון שאנחנו חיים במאה ה -21, אז זה כנראה לא הדרך היעילה ביותר עבור אנשים מסוימים.

להלן רשימה של כלים נהדרים שהם ידידותיים ל- GTD כבר מההתחלה, או שניתן להתאים אותם בקלות כך שיתאימו לאופן העבודה של GTD.

תיבת הדואר הנכנס שלך

כפי שאמרתי באחד הפוסטים בסדרת GTD (גרף הפעילות היומי שלך), רוב האנשים בדרך כלל מתחילים את עבודתם בתיבות הדואר הנכנס שלהם.

תיבות דואר נכנס אלה לא חייבות להיות תיבות דואר ממש (דואר אלקטרוני או תיבות דואר מסורתיות). כפי שהוגדר ב- GTD תיבת דואר נכנס היא פשוט המקום בו נחתים כל הדברים הנכנסים. זה נותן לנו אפשרויות רבות לגבי הכלים או התוכנות בפועל שאנו רוצים להשתמש עבור תיבות הדואר הנכנס שלנו.

כמה כלים ותוכנות שנוטים לעבוד בצורה הטובה ביותר הם:פִּרסוּם

1. כל תוכנת דוא'ל

זה ברור מאליו, אך הפתרונות הפשוטים ביותר הם לרוב הטובים ביותר. תוכנת הדואר האלקטרוני שלך (לא משנה במה אתה משתמש) מוגדרת בצורה מושלמת לשמש כתיבת דואר נכנס לכמה דברים נכנסים כי ... ובכן, פשוט יש בה תיבת דואר נכנס - וכל דוא'ל שתקבל מחכה שם שתקרא את זה .

דבר אחד חשוב לזכור, עם זאת, שכאשר אתה מתמודד עם הודעות דוא'ל חדשות, עליך לנקוט בפעולה באופן מיידי.

אבל מה לעשות כשנתקלים בבקשה חדשה שלא נשלחה באמצעות הדוא'ל? כאן נכנסים לשחק כלים אחרים.

2. זוכר את החלב

זוכר את החלב(או RTM) הוא כלי נהדר ויש לו הרבה יותר יישומי GTD מאשר סתם להתנהג כמו תיבת דואר נכנס.

ראשית כל, RTM הוא למעשה יישום רשימת מטלות. זה זמין באופן מקוון (לכל מערכות ההפעלה), ויש לו גם הרבה גרסאות לפלטפורמות אחרות (אייפון, אייפד, אנדרואיד).

עם זאת, למעשה לקרוא לזה פשוט יישום רשימת מטלות זה די לשון המעטה. זה יכול לשמש לכל סוג של פעילות שבה רשימות של דברים שימושיות.

לדוגמא, מכיוון שיש גרסת אייפון, אתה יכול להשתמש בה כרשימת מכולת כשאתה עושה קניות או בתור פנקס פשוט שאתה יכול להשתמש בו בדרכים, כך שרעיונות מבריקים לא יעלמו ממך. לחלופין, תוכל להשתמש בו כתיבת דואר נכנס נוספת. בכל פעם שאתה נקלע לבקשה חדשה שלא נשלחה באמצעות דוא'ל אתה יכול להכניס אותה לרשימה נפרדת בתוך RTM (רצוי אחת שתיבת דואר נכנס בשם).פִּרסוּם

נחזור ל- RTM עצמו. הכלי קל מאוד לשימוש. הוא תומך במספר רשימות, ארבע רמות עדיפויות, תגיות, רבות קיצורי דרך במקלדת (הם הופכים את העבודה עם RTM לזריזות ברק ברגע שמתנתקים מהם), עדכוני RSS, עדכוני iCal, תזכורות ועוד.

רשימת פרויקטים

לעתים קרובות רשימת הפרויקטים היא חלק נרחב למדי של נדל'ן GTD ... כביכול. זה צריך להיות מאורגן בצורה מושלמת כך שכל פרויקט קל לתפיסה וקל לעבוד איתו.

מבחינתי, יש רק דרך אחת לעשות זאת כמו שצריך - שימוש במפות חשיבה.

רק להזכירכם (באדיבות ויקיפדיה), א מפת חשיבה היא תרשים המשמש לייצוג מילים, רעיונות, משימות או פריטים אחרים המקושרים סביב מילת מפתח או רעיון מרכזיים. או באנגלית פשוטה - זו הדרך הטובה ביותר לתת למחשבות שלך צורה פיזית (במקרה זה, ליצור ייצוג דיגיטלי למחשבותיך).

מרבית הפרויקטים מאורגנים למחצה רק סביב מחשבות רבות ושונות הגיוניות, אך קשה להכניס אותן לרשימה או למסמך טקסט מסורתי. עם זאת, מפות חשיבה יכולות להתמודד עם מצב כזה בצורה יוצאת דופן. זו הסיבה שמפות חשיבה מושלמות לטיפול ברשימת הפרויקטים שלך.

3. FreeMind

כשמדובר במיפוי מחשבות דיגיטלי (במחשב), ישנם כלים רבים שיכולים לאפשר זאת. עם זאת, יש אחד שכדאי באמת לבדוק. זה נקרא ראש פתוח .

השם נותן רמז טוב למדי שהכלי בחינם - וזה דבר טוב. אבל יש חדשות טובות יותר - ישנן גרסאות הזמינות לרוב הפלטפורמות ומערכות ההפעלה הפופולריות ביותר. לא רק זאת, אלא תוכלו להוריד קבצים בינאריים (FreeMind הוא פרויקט קוד פתוח אמיתי).

אבל החדשות הטובות מכולן הן אלה: FreeMind הוא כלי הקלה ביותר לשימוש, המהיר והקטן ביותר (מבחינת זיכרון ושטח דיסק בשימוש) הקיים. בעיקרו של דבר, זהו הכלי הטוב ביותר למיפוי חשיבה הקיים.פִּרסוּם

( אם אתה מעדיף כלים מקוונים על פני התמודדות עם קבצים מקומיים במחשב שלך, תוכל לבדוק זאת MindMeister . זה נראה גם די מרשים. הוא מספק את כל הפונקציונליות החשובה למיפוי מחשבות, ויש בו הרבה דברים נוספים, כמו היכולת לכלול קבצים מצורפים, תמונות, קובצי PDF וקבצים אחרים. אבל זה לא בחינם. התוכנית הזולה פחות זמינה היא $ 4.99 לחודש.)

רשימת המשימות הבאה, רשימת העתיד / אולי, מחכה לרשימה

הרשימות שלך, עם רשימת המשימות הבאה המובילות את הדרך, הן המקום בו אתה מבלה את רוב זמנך בעבודה עם GTD. לכן, הם צריכים להיות נגישים בקלות וקל לעבוד איתם. היכולת לגשת אליהם באופן מקוון מכל מחשב ומערכת הפעלה היא גם דבר נחמד.

זה איפה זוכר את החלב נכנס שוב לשחק. תיארתי את RTM בפירוט מוקדם יותר בפוסט זה, כך שאני בטוח שאתה רואה את ערכו בכל הנוגע לעבודה עם כל מיני רשימות.

יתרון נוסף בשימוש בכלי אחד בלבד עבור כל הרשימות שלך הוא שאתה לא צריך לשחק עם מספר עצום של שמות כניסה שונים וקבצים מקומיים. הדרך היעילה ביותר היא תמיד להתמקד במספר מינימלי של כלים ולהתאים אותם להרגלי העבודה שלך.

לוּחַ שָׁנָה

זה פשוט, ואני בטוח שאתה יכול לראות את זה מגיע ...

4. יומן גוגל

אני לא חושב שאני צריך לשכנע אותך למה לוח שנה של גוגל הוא גדול. אני בטוח שכבר נרשמת אליו (או לכלי / פיתרון דומה).

המאפיינים החשובים ביותר של כלי לוח שנה GTD הם:

• זמין מכל מחשב (עם גישה לאינטרנט)
• תומך בתזכורות
• תומך ביומנים מרובים עבור משתמש יחיד
• תומך בשיתוף אירועים עם משתמשים אחרים
• תומך באירועים מתמשכים

וביומן Google יש את כולם מכוסים. כמו כן, יש הרבה אפליקציות זמינות לכל פלטפורמה ניידת.פִּרסוּם

קבצי משאבים / הפניות

הקושי היחיד בקבצי משאבים הוא שהם חייבים להיות מאורגנים למדי, נגישים, ורצוי להשיג מכל מחשב עם גישה לאינטרנט.

ניתן לעשות זאת על ידי יישום שני דברים.

1. ראשית, צור ספריה / תיקיה איפשהו בכונן הקשיח של המחשב שלך. מדריך זה יכיל את כל המשאבים שלך - דברים שעשויים להיות שימושיים כנקודת התייחסות בעת עבודה על הפרויקטים שלך. תפקידכם לארגן את הספרייה בצורה יפה, ולהפוך אותה לכמה שיותר קלה לתפיסה.
2. לאחר מכן, חברו אותו ל- Dropbox.

5. דרופבוקס

דרופבוקס הוא כלי המאפשר לך לסנכרן את הנתונים שלך בין מספר מכשירים שבהם אתה משתמש, אך הוא נהדר גם לגישה לתוכן שלך באופן מקוון ישירות דרך האתר של Dropbox.

כל זה הופך אותו למושלם לפעול כמו בסיס קבצי הפניה ל- GTD. לא רק שאתה יכול לסנכרן את הקבצים שלך בכל מכונה בה אתה משתמש, אלא שאתה גם מקבל גיבוי מקוון כדי שתוכל להפסיק לדאוג שהדברים שלך ייעלמו בן לילה לאחר תקלה בכונן הקשיח.

אם אתה רק משתמש ב- Dropbox כדי לאחסן את הנתונים החיוניים ביותר שתוכל להשתמש בתכנית החינמית שלהם (עד 2 ג'יגה-בייט של שטח דיסק זמין, אם כי אתה יכול להשיג שטח אדים על ידי הזמנת אחרים לשירות). בהמשך תוכלו לשדרג את חשבונכם בקלות ל 50 בדצמבר , שם אתה מקבל 50 ג'יגה בתשלום צנוע של $ 9.99 לחודש.

סיכום

כפי שאתה יכול לראות, אתה זקוק רק לחמישה כלים כדי להטמיע את GTD באופן מלא בחיים שלך. (אגב, כל תוכנת דוא'ל נחשבת לאחת.) וזה טוב מכיוון שככל שאתה משתמש בכלים פחות, קל יותר לשמור על המשחק שלך ביחד ולגרום להם לעבוד בשבילך. אם אתה מתחיל להשתמש ביותר מדי כלים הם הופכים לנטל במקום לתגבר יעילות ויעילות.

באילו כלים אתה משתמש כחלק מגישת ה- GTD שלך? אנא שתף ​​אותם בתגובות למטה.

(אשראי צילום: סט מלוכלך של כלי יד דרך שוטרסטוק) פִּרסוּם