מתן הוראות מובנות ברורות הוא אחד מאותם דברים שנשמעים קלים לעשות אך בחיים האמיתיים יכולים להיות מורכבים יותר, במיוחד בסביבה משרדית או בתוך עסק. הודעות מעורבות, הנחות ואפשרויות מרובות פירושן שההודעה שהתקבלה עשויה להיות שונה ממה שהתכוונו בפועל.

מוקדם יותר השנה החלטתי להיעזר ב- VA, (עוזר וירטואלי), מאתר elance.com. מעולם לא השתמשתי בעבר בעוזר וירטואלי וזה לימד אותי במהירות את החשיבות של מתן כיוון ברור ומוגדר אם אתה מצפה שההוראות שלך יובנו ויפעלו בדרך שאתה רוצה! זה חשוב במיוחד כאשר אינך עומד פנים מול פנים למסור את ההוראות, שכן כאשר הנחיות ניתנות בדוא'ל או כתובות קשה לאמוד את הטון ואתה לא יכול להצביע על דברים פיזית!

יתר על כן, ה- VA שלי התבסס במלזיה, שם אנגלית לא הייתה שפתו הראשונה, ולכן היה חשוב עוד יותר לתת הוראות ברורות!

מנסיוני, אני רוצה לחלוק אתכם את 7 הטיפים המובילים שלי כיצד לתת הוראות ברורות ולבצע את העבודה הרצויה!פִּרסוּם

1. אל תניח שהם יודעים למה אתה מתכוון

אתה יודע מה הם אומרים, ההנחה היא האם לכל הטעויות! אל תהיה הטיפש שמניח שאנשים יודעים למה אתה מתכוון. שרוב האנשים במשרד או בעסק שלך יהיו אינטואיטיביים ומופעלים, הם לא קוראי מחשבה. חובה כשמספקים הוראות ברורות היא לא להניח שהמקבל יודע למה אתה מתכוון, וזה יכול לכל דבר, החל בראשי תיבות בתעשייה ועד למי לפנות במחלקות או ארגונים שונים. ייקח לך רק מספר שניות נוספות להסביר את הפרטים.

לדוגמא, הנחיתי את ה- VA שלי להשתמש ב- tweetdeck (אפליקציה שמתזמנת ציוצים שנכתבו מראש), אולם רק בגלל ששמעתי על tweetdeck אין פירוש הדבר שיש להם וטעיתי להניח שכן.

2. היו ברורים וספציפיים

כולם אוהבים וופל (נוטף סירופ מייפל בבקשה) אבל אף אחד לא אוהב וופל בשיחה ובמיוחד לא במייל או כשמדובר בערכת הוראות. אמנם אתה לא רוצה להסתובב במערכת ההוראות שלך (שזה יהיה בזבוז הזמן שלך ולמען האמת, הם יכבו לאחר זמן מה) אתה כן רוצה להבטיח שההוראות שלך יהיו ברורות, ספציפיות ו תַמצִיתִי. באופן אישי אני מעדיף לא לחמאה, והייתי מעדיף להגיע ישר לנקודה על מה שצריך לבצע או להעביר, במקום להפוך את ההוראות לפרחניות מדי, שרק יבלבלו.

לדוגמא, לא רק להורות לשלוח מבחר התדרוכים למספר בעלי עניין מרכזיים, אלא ציין כמה בעלי עניין ולמי, ואילו תדרוכים! לעתים קרובות אני מוצא שזה עוזר לנקודת קליע מכיוון שהוא מפחית את הפיתוי לוופל וזה עוזר להוראות ולמעשים שלך להיות ממוקדים יותר.פִּרסוּם

3. תן מסגרות זמן

אל תבלבל את העניינים בכך שאתה לא ספציפי עם מסגרות הזמן והמועדים שלך. מה שאתה שוקל בהקדם עשוי להיות מאוד שונה מהקולגות שלך. אם אתה חושב שבקרוב זה השעתיים הבאות, ובכל זאת הצוות שלך שהנחלתם חשב שזה יהיה בעוד כמה ימים אז לתקשורת הזו יהיו השלכות רציניות בכל עסק או פרויקט!

4. תן דוגמאות

במידת האפשר, הקפד לתת דוגמאות. זה יועיל במיוחד אם הם חדשים בתפקיד, או אם לא ביצעו את המשימה לפני כן. זה יעזור להוסיף לך בהירות הוראות ולעזור ליצור תמונה ברורה יותר למה אתה מתכוון ורוצה.

לדוגמה, אם אתה מבקש מהם לעצב סקר שביעות רצון לקוחות עבור המוצר החדש שלך, ייתכן שתרצה לשלוח להם דוגמאות לסקרים אחרים ששימשו בעבר כדי לתת להם קצת רעיון.

5. תן חלופות

כשאתה מספק את ההוראות שלך, כדאי לשקול לתת כמה חלופות למקרה שאופציית ההנחיה המועדפת עליך אינה קיימא או זמינה.פִּרסוּם

לדוגמא, יכול להיות שאני רוצה שתקבע פגישה ב -20 לחודש זה לשעתיים עם מנהל הכספים. אם הם לא יהיו זמינים ב -20, אחר הצהריים של ה -26 יהיה בסדר, או שאנחנו יכולים להיפגש עם האנליסט המסחרי במקום.

על ידי מתן חלופות אתה מעצים את הצוות שלך לבצע את העבודה עם מהומה מינימלית ובדיקה מתמדת עם עצמך. היופי בלתפקיד מישהו אחר לעשות משהו הוא שאתה לא צריך לעשות את זה, מה שיחסוך לך זמן. על ידי הגדרת חלופות הם לא צריכים להמשיך לחזור אליך, אחרי הכל זה לא יחסוך לך זמן אם אתה צריך להמשיך להגיב לשאילתות.

6. הציבו גבולות

באופן אישי אני לא אחד שמנהל מיקרו ובגלל זה אני לא אחד שאנשים ימשיכו לבדוק איתי אם עליהם לעשות משהו או לא. לאחר קביעת משימה, ההוראות צריכות להיות ברורות מספיק כדי שלא יהיה צורך באישור ובירור נוסף (אולם אם אומרים זאת עדיף לחפש הבהרה אם אינכם בטוחים!) אם הדבר נכון אצלכם, עליכם לוודא כי הוראותיכם ברורים כך שהם בטוחים מה הם עושים ולא חשים צורך להמשיך לחזור עם שאלות. כמו בטיפ 5, הצבת גבולות היא חשובה מאוד, במיוחד אם אינך יכול לחשוב על חלופות באותה עת אז הגבולות עשויים לעבוד.

לדוגמה, אתה יכול להורות ללכת לספק ולהזמין 100 יחידות. אם הספק הרגיל אזל מהמלאי, זה בסדר להשתמש בספק חדש כל עוד הם יקרים ביותר מ -10% ויכולים לספק בתוך 3 ימי עבודה. כאן לא היית ספציפי עם החלופות שלך אבל ברור מספיק לגבי גבולות כדי שיוכלו להתקשר.פִּרסוּם

7. קבל הבהרה

לפני שתשחרר את הצוות שלך על בסיס ההנחיה שלך, לא יזיק לבקש מהם הבהרות כדי לוודא שהם מבינים מה המשימה העומדת על הפרק ומה צפויה. אתה יכול פשוט לשאול בסוף אם יש שאלות, אבל הבעיה היחידה היא שזה קל מדי פשוט להגיד לא. או שהם עשויים לחשוב שהם מבינים או שהם עשויים אפילו להיות ביישנים מכדי לשאול! אולי בקש מהם לסכם את מה שנדרש, או מה סדר העדיפויות / יעדים כדי שתוכל להבטיח שדברים שאמרת הם מה שנשמע!

אשראי תמונות מוצג: picjumbo דרך picjumbo.com