המפגש האחד על אחד הוא כלי ניהול מכריע ולעתים קרובות מוזלזל בו.

לא רק שזו דרך כנה ליצור קשר עם העובדים ולשתף אותם במידע הדרוש, אלא זו גם דרך נהדרת לשמוע את המשוב שלהם.

מה שחשוב עוד יותר - אחד על פגישה אחת הוא הזדמנות לעצב את החוויה והתפיסה של העובד שלך אותך כבוס. במקרים רבים, מה שהם חושבים עליך ועל סגנון הניהול שלך יבוא לידי ביטוי גם בדעתם לגבי כל החברה או הארגון שאתה מייצג.

ניהול ישיבות יעילות אחד על אחד צריך להיות בראש סדר העדיפויות עבורכם כמנהל או כראש צוות. 11 הטיפים המפורטים במאמר זה יעזרו לכם להפיק את המרב מהזמן הקריטי הזה.

1. היכנס לחשיבה הנכונה

מפגש ראוי אחד על אחד מתחיל כבר לפני הפגישה כשאתה מכין את ההערות שלך ואת היחס שלך אליו.

לראות בפגישה אחת על אחת הסחת דעת לא רצויה ביום העמוס שלך לא תביא אותך רחוק.

במקום זאת, הקדש מספר רגעים לנקות את דעתך והתמקד באדם שאתה עומד לפגוש.

התחל בסקירת ההערות שלך מהאיש אחד על הקודם עם אותו עובד, עיין בנתוני הביצוע האחרונים שלהם, סמן תלונות או שבחים שקיבלת עליהם.

2. הפכו פגישות של אחד על אחד לדבר קבוע

התדירות של אחד על אחד שלך תלויה במידה רבה בגודל החברה שלך ובסגנון הניהול שלך. מקורות מסוימים אומרים כי פגישות כאלה צריכות להיות שבועיות, בעוד שאחרות קובעות כי לוח זמנים דו-שבועי או חודשי יעשה את העבודה.

רעיון טוב הוא לקבוע את הפגישה החוזרת הבאה בסוף כל פגישה הנוכחית, כך ששני הצדדים יוכלו לתכנן אותה מראש.

חשוב על התדירות והאורך שלא נראה לך או לעובדיך יותר מדי, אך עדיין יספיקו כדי לשמור על כולם ולשמור על קשר רציף.פִּרסוּם

עובדים חדשים צריכים להיות אחד על אחד לעיתים קרובות יותר, לפחות פעם בשבוע או שבועיים.

מפגשים חוזרים אחד על אחד הופכים את שיתוף המשוב לשגרה ומעודד תרבות של יושר. חוץ מזה, שיחות אישיות קבועות גורמות לעובדים להרגיש מובנים, לסמוך עליהם ולהעריך אותם בחברה - ובכך להגביר את המוטיבציה הפנימית שלהם.

3. קבעו מגבלת זמן לפגישות

קבעו מספיק זמן לשיחות אלו, אך אל תהפכו אותן גם לארוכות מדי.איש לא יצפה לפגישות שמאבדות את המיקוד ופשוט נמשכות לנצח.

האורך האופטימלי של כל מפגש תלוי גם בתדירות הפגישות הללו - למשל, אם אתם נפגשים מדי שבוע, מפגש של 30 דקות עשוי להספיק. אם אתה נפגש פעם בשבועיים או בחודש, 60 דקות עשויות להיות יעילות יותר.

מנהלים מצליחים כמו אנדי גרוב, מייסד משותף ומנכ'ל אינטל לשעבר, יעצו לעשות אחד על אחד שנמשך שעה אחת לפחות: '

כל דבר פחות, מניסיוני, נוטה לגרום לכפוף להצטמצם בדברים פשוטים שניתן לטפל בהם במהירות.

4. ערכו רשימת נושאים לדיון

תוכנית או מבנה כללי לפגישה עשויים לעזור בהפעלת השיחה - במיוחד בפגישות הראשונות. עם זאת, אינך צריך לעמוד בתוכנית ולא משנה מה. ראו זאת דווקא כאסמכתא שיכולה לעזור במקרה והשיחה נתקעת או נסחקת רחוק מדי מהנושא.

סדר יום של פגישות יכול להיות מועיל גם אם העובד הוא מופנם ולא צפוי לדבר לבדו.

לדוגמה, אתה יכול להכין שלושה עד חמישה נושאים שהכי מעוניין לדעת עליהם. לחלופין, תוכלו לשמור רשימת שאלות לפניכם, אך זכרו להיות גמישים - אינכם צריכים לשאול את כולם אם השיחה זורמת באופן טבעי.

כמה רעיונות לשאלות העלולות ליצור תשובות יסודיות:

• באיזה חלק מהיום אתה מרגיש הכי פרודוקטיבי? האם אתה מרגיש שתזדקק לתזמון עבודה שונה בכדי לשפר את רווחתך ופרודוקטיביותך?
• מה ההישגים האחרונים שלך שגורמים לך להתגאות?
• האם יש לך הצעות שיעזרו לנו לעבוד טוב יותר כצוות?
• האם יש מישהו בצוות שקשה לך לעבוד איתו? האם תוכל להסביר מדוע?
• אילו מהמשימות שלך עוסקות בך השראה? האם יש דרך להפוך את המשימות היומיומיות שלך למרתקות יותר?
• מהם צווארי הבקבוק העיקריים בפרויקט הנוכחי שלך? האם אוכל לעזור בכל דרך שהיא להעביר אותה הלאה?
• מהם הדברים שמדאיגים אותך בעבודה שלך או בסביבת המשרד באופן כללי? האם אי פעם הרגשת כאן פחות מוערך?
• האם אתה מרגיש שאתה לומד מספיק בעבודה? על אילו תחומים תרצה ללמוד יותר?
• מה אני יכול לעשות כדי לשפר את סגנון הניהול שלי או כדי לתמוך בך טוב יותר?
• באילו פרויקטים או משימות היית מעוניין לעבוד בהמשך?

סוג מקצוען: פִּרסוּם

המנכ'ל לשעבר של גוגל, אריק שמידט, נהג להתחיל את אחד-על-אחד שלו על ידי השוואת הרשימות שלו עם אלה שעובדיו התבקשו להכין לפני הפגישה.^[1]הפריטים שנמצאו בשתי הרשימות זכו לתעדוף מכיוון שהם עשויים להיות הנושאים הדחופים ביותר.

5. שמור על זה מזדמן ושנה את ההגדרה

אם אתה מכוון לנהל שיחה כנה, נינוחה וכנה עם העובד שלך, חשוב לא רק על מילותיך ושפת הגוף שלך, אלא גם על האווירה בפגישה.

המטרה שלך היא להיות מקצועיים ופרודוקטיביים, אך לא בהכרח מביכים או מיושנים.

ראשית, מצא מקום מרגיע לשיחה פרטית. ריהוט נעים, צבעים חמים, צמחי משרדים או אפילו נוף שונה מהחלון עשויים לעורר רעיונות והצעות חדשות. אבל אתה אפילו לא צריך להיצמד לחדר ישיבות - למה לא ללכת לטייל או לשתות קפה בבית קפה סמוך?

מנכ'ל תוכנת מעקב פרודוקטיביות DeskTime, ארטיס רוזנטלס, סבור כי פגישות אחד על אחד צריכות להתקיים מחוץ לאילוצים הרגילים של המשרד:

אני מוצא הזדמנות ללכת לארוחת צהריים ארוכה יותר עם כל אחד מחברי הצוות שלי לדון בהכל באווירה נינוחה.

הוא מוסיף כי פורמליות לא אומרת שהפגישה מתקיימת ללא הכנה.

לפני הפגישה אני מצייר את השאלות והנתונים האקטואליים ומשתף אותם עם העובד המתאים, כך ששנינו נגיע מוכנים וננהל שיחה פורייה.

6. התמקדו בעובד

העובד צריך להיות המוקד העיקרי של שיחות אחד על אחד. איש העסקים והסופר האמריקאי המפורסם בן הורוביץ ממליץ למנהל לדבר רק 10% מהמקרים , משאיר את שאר הדיבורים לחבר הצוות.

זכרו - כאדם בתפקיד הכוח, עליכם להניח את האגו בצד ולתמוך בעובדכם ככל שתוכלו.

באופן אידיאלי, השיחה תזרום באופן טבעי סביב כל מה שחשוב לו או לה. אם לא, שאל שאלות פתוחות שיכולות לעזור להם לפרט את עמדתם ולהביע את משובם (ראה טיפ מס '4).פִּרסוּם

7. תקשיב כמו שאתה מתכוון לזה

המשימה שלך היא לא רק לתת לעובד שלך לדבר. זה גם להקשיב - באופן אקטיבי. זה אומר שאתה לא מקשיב רק כדי להיות מנומס. אתה בעצם מנסה להבין ולזכור את כל מה שמשותף.

כמה טכניקות האזנה פעילות:

• הישאר עם ראש פתוח, בטוח בעצמו, והאזין לאדם מבלי להסיק מסקנות חד צדדיות.
• הראה לעובד שאתה שם לב ולסכם מדי פעם את מה שהם אומרים.
• בדוק פעמיים אם הבנת כמה אמירות נכון כדי למנוע אי הבנות (למשל, 'האם הבנתי נכון שתרצה שצוות השיווק יצטרף לפרויקט זה כדי למנוע עיכובים נוספים?').
• היה קולט לכל מה שאתה שומע - אפילו לביקורת על החברה שלך או על הביצועים שלך.

8. שתף מידע רלוונטי

כבר הזכרנו שעל המעסיק לדבר פחות ולהקשיב יותר. עם זאת, אם יש לך משהו חשוב לומר, וזה משפיע על עובד זה באופן אישי או מקצועי, אחד על פגישה אחת הוא הזמן לומר זאת.

האם אתה מכין פרויקט או אסטרטגיה חדשים שהעובד צריך לדעת עליהם? האם אתה בודק כמה טקטיקות ניהול חדשות והיית רוצה שהם יהיו על הסיפון? האם שינויים חדשים עומדים להשפיע על החברה או על הצוות שלך במיוחד?

הקפד לשמור על כל עובד במעגל התנועה כדי למנוע רכילות והתפשטות מידע שגוי במשרד. אם תספר להם את החדשות באופן אישי, הם גם ירגישו מוערכים ומוערכים יותר.

9. רשמו הערות

סביר להניח שאתה אחראי על יותר מעובד אחד או שניים, אז אתה לא צריך לסמוך על הזיכרון שלך כדי לסמן את כל הנקודות החשובות שכל חבר צוות מעלה.

עם זאת, לא מומלץ לכתוב הערות במחשב במהלך הפגישה. למה?

פתיחת מחשב נייד פתוח יכולה להתפרש בקלות כמוסחת ולא מתעניינת מאוד בשיחה.

אז תצטרך לרשום הערות בדרך המיושנת - על ידי רישומם במחברת, ביומן או בפיסת נייר.

רישום הערות מאפשר לחבר הצוות שלך לראות שאתה עוסק באופן פעיל בפגישה וכי הנקודות שהוצגו ייקחו בחשבון. במילים אחרות - שזה לא סתם בזבוז זמנם.

10. עזוב עם משימה או טייק אווי

בדיוק כמו כל דבר אחר הקשור לעסקים, פגישות אחד על אחד צריכות להיות מטרה ותוצאה מעשית. במילים אחרות, ודא כי אתה, העובד שלך, או, באופן אידיאלי, שניכם, תצא עם פריט פעולה או משימה שתושלם.פִּרסוּם

כדי לבסס את זה, שלח דוא'ל מהיר לאחר הפגישה על פגישה אחת, וטען מחדש את הדברים העיקריים שעברת. זה יבטיח ששניכם נמצאים באותו דף ומודעים לצעדים הבאים שכל צד צריך לנקוט.

דוא'ל סיכום ייקח עוד כמה דקות מזמנכם, אך ללא ספק יתברר ככדאי לטווח הארוך.

11. אל תזניחו אחד על אחד עם עובדיכם המרוחקים

כיום יותר ויותר מנהלים עובדים עם צוות המורכב בחלקו (או כולו) מעובדים מרוחקים. אם אתה אחד מהם, דע זאת:

פגישות אחד על אחד הן קריטיות עוד יותר כשמדובר בצוות המרוחק שלך.

למה? כי אתה יכול להרגיש את הרגש של הצוות הבית שלך כל יום במשרד. יחד עם זאת, יתכן ואין לך מושג כיצד מרגישים העובדים שלך במיקור חוץ או מרחוק.

מנכ'ל הפעלת הדפסה לפי דרישה דפוס , דייוויס סיקסננס, מנהל חברה המונה 500 עובדים המשתרעים על פני שתי יבשות. מלבד קיום פגישות רבעוניות לכל העובדים, הוא דורש ממנהלים שיהיו אחד על אחד קבוע עם כל אחד מחברי הצוות שלהם,^[שתיים]בנוסף לביקורות ביצועים דו-שנתיות.

הוא מציין:

זו דרך נהדרת להראות שלמנהלים אכפת מהביצועים ורווחתו של העובד. נושאים עולים שאחרת לא היו עושים דיון קבוע, כמו סוג המוסיקה המושמעת במשרד, למשל.

סנטה ליס-קרוזה, מנהלת משאבי אנוש באיטליה הדפוס, מסכימה עם דייוויס ומודעות:

יש לבנות שיחות על בסיס שקיפות ואמון הדדי. זה הזמן לשאול מה שלומתו של האדם, לגבי האיזון בין חיי העבודה שלו, הבריאות, פעילויות מחוץ לעבודה וכו '. אתה בהחלט צריך לשאול אם וכיצד תוכל לעזור בכל דבר.

ראה עין בעין עם עובדיך

כמנהל אתה צריך להיות עקבי בכל מה שאתה עושה - ופגישות אחד על אחד אינן יוצאות מן הכלל. הם לא חייבים להתקיים כל יום ואפילו לא כל שבוע, אבל אתה צריך להיות מחויב כל פעם מחדש.פִּרסוּם

זכור - המטרה העיקרית שלך היא תמיכה בביצועי העובד שלך. קיום שיחה אישית קבועה עם כל אחד מהאנשים המדווחים לכם יעזור לכם לראות עלייה במעורבות העובדים. וזה עשוי להוביל לשיפור תרבות החברה וליצור גבוה יותר של החברה כולה.

טיפים נוספים למנהיגות

• 5 סוגי מנהיגות שעוזרים לך לבנות צוות ביצועים גבוהים
• לשלוט ב -10 כישורי הניהול הללו כדי להפוך למנהיג חזק
• מנהיגות לעומת ניהול: האם אחד יותר טוב מהשני?
• 15 ספרי המנהיגות הטובים ביותר שכל מנהיג חייב לקרוא כדי להשיג הצלחה

אשראי תמונות מוצג: rawpixel דרך unsplash.com

התייחסות