כיצד לתעדף נכון תוך 10 דקות ולעבוד 10X מהר יותר

כיצד לתעדף נכון תוך 10 דקות ולעבוד 10X מהר יותר

ההורוסקופ שלך למחר

לכל אחד מחברי הצוות שלי עומס משימות שעליו הם צריכים להתמודד בכל יום עבודה. נוסף על כך, רוב המשימות שלהם הן משימות יצירתיות או משימות לפתרון בעיות. כל אחד מהם נאלץ ללמוד כיצד לתעדף משימות על מנת לבצע את הכל.

למרות שיש לנו משימות רבות לטיפול, הצוות שלנו מסוגל להישאר ממוקד ויצירתי ולעבוד למטרות שלנו באופן עקבי בפרק זמן מוגדר.



אני אגלה לך כיצד עזרתי לצוות שלי לבצע יותר דברים בפחות זמן בכוח העדיפות הנכונה. כמה דקות שקראתם לקרוא מאמר זה ממש יכולות לחסוך לכם אלפי שעות בטווח הארוך. אז בואו נתחיל בשיטה שלי כיצד לתעדף דברים:



כיצד לתעדף בשיטת המאזניים

אחד העורכים החדשים שלנו הגיע אלי לפני יום וסיפר לי איך היא נאבקת לעמוד במשימות הרבות שעליהן היא צריכה להתמודד והמועדים שהיא כל הזמן צריכה לעמוד בהם.

בסוף כל יום היא הרגישה שהיא עשתה הרבה דברים, אך לעתים קרובות לא הצליחה להעלות רעיונות יצירתיים ולהוציא מאמרים לפרסום בהצלחה. לפי מה שהיא אמרה לי, היה ברור שהיא חשה המומה ומתסכלת יותר ויותר מכך שלא השיגה את יעדיה למרות שהשקיעה שעות נוספות ברוב הימים. כל זה איפשר לה לפתח איזון טוב בעבודה בטווח הארוך.

לאחר שהאזנה לעצותי בנוגע לשימוש בשיטת המאזניים, היא חוותה מיד עלייה דרמטית בפריון, שנראתה כך:



  • היא יכלה לייצר שלוש פעמים רעיונות יצירתיים יותר למאמרים בבלוג.
  • היא יכלה לפרסם את כל המאמרים שלה בזמן.
  • והיא יכלה לסיים את כל עבודתה בזמן מדי יום ( אין יותר שעות נוספות !).

אם אתה סקרן כיצד היא עשתה זאת, המשך לקרוא את המדריך שלב אחר שלב:

1. הגדירו 10 דקות לתכנון

כשמדובר בהתמודדות עם בעיות פרודוקטיביות, הגיוני לתכנן לפני נקיטת פעולה. עם זאת, אל תתערב כל כך בתכנון שאתה נלכד בו ולעולם לא עובר מעבר לבסיס הראשון.פִּרסוּם



ההמלצה שלי היא לתת לעצמך פרק זמן מסוים לתכנון, אבל לשמור על זה קצר. 10 או 15 דקות צריכות להיות מספיקות כדי לחשוב על התוכנית שלך.

השתמש בזמן זה כדי:

  • תסתכל על התמונה הגדולה.
  • חשוב על המטרה הנוכחית והיעד שאתה צריך / רוצה להשיג.
  • פרוש את כל המשימות שאתה צריך לעשות.

2. יישר את המשימות שלך למטרה שלך

זהו מרכיב הליבה ההופך את שיטת Scales ליעילה כאשר אתה לומד כיצד לתעדף.

זה עובד ככה:

התבונן בכל המשימות שאתה מבצע וסקר את החשיבות של כל אחת מהן. במיוחד, למדוד את חשיבות המשימה לפי העלות והתועלת שלה .

לפי עלות, אני מתייחס למאמץ הדרוש למשימה (כולל זמן, כסף ומשאבים אחרים). היתרון הוא עד כמה המשימה יכולה לתרום למטרה שלך.

כדי להקל עליך, פירטתי להלן ארבעה שילובים שיאפשרו לך לקבוע במהירות ובקלות את העדיפות של כל אחת מהמשימות שלך:פִּרסוּם

עלות נמוכה + תועלת גבוהה

בצע את המשימות האלה קודם כי הן הפשוטות ביותר לביצוע, אך הן יעזרו לך להתקרב ליעד שלך.

אישור יצירות אמנות שנוצרו לחוברת מכירות עשוי להתאים לקטגוריה זו. אתה יכול בקלות להחליט אם אתה אוהב את הגרפיקה / הפריסה, אך החלטתך לאשר אותה תגרום לייצור העלון ויתרונות המכירה הבאים של שליחתו ללקוחות פוטנציאליים.

עלות גבוהה + תועלת גבוהה

חלק את משימת העלות הגבוהה לקטנות יותר. במילים אחרות, חלק את המשימה הגדולה למיני משימות שלוקח פחות משעה, ואז הערך מחדש את המשימות הקטנות האלה והגדר את רמת העדיפות הנכונה שלהן.

דמיין אם תתבקש לכתוב תוכנית השקת מוצר לתוסף אבקת חלבון חדש, ללא יומן. במקום לנסות לכתוב את התוכנית בישיבה אחת, כוונו לכתוב את החלקים השונים בזמנים שונים (למשל הקדישו 30 דקות בכתיבת ההקדמה, שעה בכתיבת טקסט הגוף ו- 30 דקות בכתיבת המסקנה).

עלות נמוכה + תועלת נמוכה

כאשר לומדים כיצד לתעדף זמן ומשימות, שילוב מסוים זה צריך להיות בעדיפות הנמוכה ביותר שלך. תן לעצמך 10-15 דקות לטפל במשימה זו, או שים משימות מסוג זה בין משימות בעלות ערך כהפסקה שימושית.

מדובר ככל הנראה במשימות הכרחיות (למשל משימות שגרתיות כמו בדיקת מיילים), אך הן אינן תורמות רבות להשגת היעד הרצוי לך. שמור אותם בהדרגה ברשימת העדיפויות שלך.

עלות גבוהה + תועלת נמוכה

בדוק אם משימות אלה באמת נחוצות. חשוב על דרכים להוזיל את העלות אם תחליט כי נדרשת השלמת המשימה.

למשל, האם כלים או מערכות כלשהן יכולות לעזור להאיץ את ביצוע המשימה? בקטגוריה זו, סביר להניח שתמצא דברים כמו בדיקה ועדכון של גיליונות אלקטרוניים של אנשי מכירות. זה יכול להיות דבר קליל וגוזל זמן מבלי לעשות טעויות. עם זאת, יש שם הרבה אפליקציות שיכולות להפוך את התהליך הזה למידי וחלק.פִּרסוּם

עכשיו, כשחזרנו לעורך שהתייחסתי אליו קודם, בואו נסתכל ברשימת המשימות היומית האופיינית לה:

לאחר שהקשיבה לעצותי, היא שברה את עלות גבוהה + תועלת גבוהה המשימה לקטנים יותר. המשימות שלה נראו כך (לפי סדר העדיפויות):

ולמשימה לקידום מאמרים בפלטפורמות שונות, לאחר בחינת יתרונותיה, החלטנו להתמקד בפלטפורמה היעילה ביותר בלבד, ובכך להוריד משמעותית את עלות הזמן הנלווית לכך.

לאחר שניתחתם ביעילות את העלות והיתרונות של המשימות היומיומיות שלכם, תוכלו לצלול לתוכם זֶה מתכנן חיים מלא כדי לוודא שאתה משלים את כל מה שברשימה שלך בצורה הטובה ביותר.

טיפ בונוס: התמודדות עם משימות עם מועדים

לאחר שתעריך את המשימות שלך, תדע את החשיבות של כל אחת מהן. זה ייתן לך מיד תמונה צלולה כיצד לתעדף על סמך המשימות שיעזרו לך להשיג יותר (מבחינת הגדרת יעדים). לפעמים, עם זאת, לא תוכל להחליט על עדיפות של כל משימה מכיוון שיהיו תאריכי יעד שנקבעו על ידי גורמים חיצוניים, כגון מנהלים וסוכנויות.

במקרים כמו אלה, אני מציע לאחר בחינת החשיבות והערכים של המשימות הנוכחיות שלך, ליישר את הרשימה באופן שיעזור לך לעמוד בזמנים ולהתאים את העדיפויות בהתאם. פִּרסוּם

לדוגמא, בואו לטבול שוב בעולם העורך.

חלק מהמאמרים שערכה היו צריכים להתפרסם בתאריכים ספציפיים, ולכן מדובר במשימות דחופות וחשובות. שיטת הסולמות מאפשרת זאת, ובמקרה זה רשימת המשימות המתוקנת שלה תיראה כך:

אני מקווה שתוכל עכשיו לראות כמה קל להעריך את חשיבות המשימות וכיצד לתעדף אותן לסדר בר ביצוע.

בשורה התחתונה

שיטת המאזניים שונה מכל דבר אחר שניסיתם. על ידי אימוץ שיטת הסולמות, תתחיל לתעדף נכון את עבודתך ולהגביר את הפרודוקטיביות שלך עד פי 10!

בניגוד לשיטות אחרות שלא ממש מסבירות כיצד להחליט על חשיבותה של משימה, השיטה שלי תעזור לך לפרק כל אחת מהמשימות שלך לשני חלקים: עלות ותועלת. השיטה שלי תעזור לך גם לבצע פעולות מעקב על בסיס שילובי עלות ותועלת שונים, שיכולים להגביר את התפתחות הקריירה שלך באופן כללי.

התחל כבר עכשיו על ידי מקדישים 10 דקות להערכת המשימות היומיומיות הנפוצות שלך ואיך הם מיישרים קו עם היעדים שלך. ברגע שיש לך מידע זה, יהיה קל מאוד להכניס את המשימות שלך לרשימת עדיפויות. כל שנותר הוא שתתחיל את יום העבודה הבא שלך על ידי ביצוע רשימת המאסטר החדשה שלך.

טיפים נוספים לפריון

אשראי תמונות מוצג: סקוט גרהם דרך unsplash.com פִּרסוּם

מחשבון קלוריה

אודותינו

nordicislandsar.com - מקור לידע מעשי ומותאם המוקדש לשיפור הבריאות, האושר, הפרודוקטיביות, מערכות היחסים והרבה יותר.

מומלץ
10 אימונים קלים מהירים להיפטר משומן גב בבית
10 אימונים קלים מהירים להיפטר משומן גב בבית
13 האוכל הטוב ביותר לאכול להרזיה ואנרגיה
13 האוכל הטוב ביותר לאכול להרזיה ואנרגיה
מוח שמאל לעומת. מוח ימני: העין פותחת תובנות
מוח שמאל לעומת. מוח ימני: העין פותחת תובנות
11 סיבות מדוע אתה צריך להיות עצמאי יותר
11 סיבות מדוע אתה צריך להיות עצמאי יותר
5 דברים שכדאי לזכור כשאתה לא מאמין בעצמך
5 דברים שכדאי לזכור כשאתה לא מאמין בעצמך
8 בעיות בריאותיות עיקריות בעולם כיום
8 בעיות בריאותיות עיקריות בעולם כיום
12 דברים שהערכה עצמית גבוהה אנשים לא עושים
12 דברים שהערכה עצמית גבוהה אנשים לא עושים
10 אוכל / שתייה הגורמים לשיניים צהובות ו -6 דרכים קלות להלבנת שיניים
10 אוכל / שתייה הגורמים לשיניים צהובות ו -6 דרכים קלות להלבנת שיניים
20 דברים מדהימים שרק אנשים שיש להם אחים יבינו
20 דברים מדהימים שרק אנשים שיש להם אחים יבינו
מה הופך למנהיג טוב: 9 תכונות מנהיגות קריטיות
מה הופך למנהיג טוב: 9 תכונות מנהיגות קריטיות
במה שונה CPTSD מ-PTSD?
במה שונה CPTSD מ-PTSD?
20 אתרים ממש מגניבים ושימושיים לילדים
20 אתרים ממש מגניבים ושימושיים לילדים
10 סימנים שאתה מנהיג ואפילו לא יודע את זה
10 סימנים שאתה מנהיג ואפילו לא יודע את זה
10 דברים שאסור לך לומר לאדם מתאבל
10 דברים שאסור לך לומר לאדם מתאבל
אין כמות האשמה שיכולה לשנות את העבר ואף כמות דאגות אינה יכולה לשנות את העתיד
אין כמות האשמה שיכולה לשנות את העבר ואף כמות דאגות אינה יכולה לשנות את העתיד